Cómo crear un webinar profesional y efectivo

Un webinar es una conferencia online que se ofrece en directo con el objetivo de sensibilizar a la audiencia sobre un tema especializado y donde se ofrece la oportunidad de que los participantes interactúen. El término proviene de la combinación de los términos web (internet) y seminar (seminario) creado por Eric R. Kolb en 1998.

¿Cómo crear un webinar efectivo?

El primer paso es decidir sobre qué temática centrar el webinar que pueda ser de interés para nuestro público objetivo. Una vez desarrollado el contenido es importante diseñar una página de aterrizaje (landing) atractiva para mejorar la conversión y registrar al mayor número de personas. Y si disponemos de recursos para hacer publicidad, siempre es aconsejable promocionarlo online, siendo Facebook una de las herramientas para desarrollar social ads (anuncios sociales) que mejor resultados ofrece por euro invertido.

Durante la sesión es importante que la audiencia tenga la posibilidad de interactuar con el webinarista para mejorar el impacto de la acción, aunque esta interacción es necesario limitarla, sobre todo cuando hablamos de acciones multitudinarios donde asisten más de 100 personas. 

Tras el desarrollo del webinar es interesante registrar a los usuarios registrados en tu CRM y enviar un email de seguimiento con un enlace a la sesión grabada que conduzca al usuario a tu página web. Como te habrás dado cuenta, las interacciones son múltiples, empezando por el registro, su participación en el webinar y finalmente la visita a tu página web. Es importante comentar en el webinar que la presentación de la sesión estará disponible en tu web una vez finalice la sesión. No es la primera vez que veo a empresa que envían el contenido (video y presentación) directamente por correo electrónico, ignorando la importancia de que nuestros posibles clientes visiten nuestra web corporativa.

Hay que entender que el webinar es un recurso muy interesantes para generar leads y que tiene como objetivo sensibilizar a la audiencia en una temática concreta. La intención no es formar, sino más bien provocar el interés del usuario. En mi caso es una herramienta espectacular para darme a conocer y conducir usuarios a la contratación de mis cursos online, ya mucho mejor estructurados y de mayor duración.

Definición de objetivos

• Generación de leads. Para acceder a la sesión en directo es necesario rellenar un formulario web donde puedes recoger los datos de contacto de tus posibles clientes.
• Creación de marca. Permite crear eventos interactivos para hablar de tu empresa en cualquier parte del mundo, humanizando la marca y conectando de forma más efectiva con tus clientes.
• Presentación de productos. Ayuda a mejorar la comunicación de tus productos y servicios utilizando el vídeo en directo.
• Comunicación interna. En el caso de pertenecer a una multinacional puede ser una herramienta perfecta para comunicarse con cientos de empleados de forma simultánea.
• Formación. Aunque los webinars no son recomendables para desarrollar acciones de formación reglada, sí que pueden ser de utilidad para hacer presentaciones de carácter formativo.

Diseño del espacio para desarrollar una sesión en directo

• Elimina la reverberación de la sala. Si desarrollas la sesión en una habitación vacía, tu voz resonará y ofrecerá un efecto “enlatado” muy molesto. Basta con aplicar materiales absorbentes como alfombras, cortinas o estanterías con libros de diferentes tamaños.
• Ordena la imagen de fondo para no distraer a la audiencia. Es importante que el usuario preste la máxima atención y se concentre en el contenido que comunicamos. En cursos online de mayor duración no debemos activar la cámara, pero en el caso de un webinar sí que es aconsejable.
• Ilumina bien el espacio para que se te vea claramente. Siempre que puedas recurre a la luz natural e incluso refuerza la luminosidad con alguna lámpara de forma indirecta.
• Invierte en unos buenos cascos que te ayuden a eliminar el ruido de fondo. Sobre todo hay que tener en cuenta la calidad del micro y que sean USB para una fácil configuración y una rápida puesta en marcha. 
• Evita los micrófonos de mesa. A no ser que dispongas de una sala con paneles acústicos, evita el uso de un micrófono de mesa. En ese caso es mejor optar por un headset para acercar el micro a la boca y que no capte el sonido del entorno. Aunque sea un despacho con paredes vacías, el sonido sonará a hueco.
• Asegúrate de mantener equipos redundantes para evitar contratiempos. Dispón de una conexión a Internet alternativa, ten accesible otro ordenador, cascos y micro alternativos y no olvides conectar tu ordenador y el router a un UPS para evitar los problemas derivados de un corte de luz.

Equipo necesario

Dinámica de la sesión

• Gestiona las expectativas del webinar al iniciar la sesión. Ofrece información sobre la dinámica de la sesión, comunica objetivos y presenta la estructura del contenido que pretendes cubrir. Una técnica que me funciona muy bien es empezar por el final, es decir, hacer una demostración de lo que serán capaces de ver/hacer si continúan hasta el final de la sesión.
• Invita a la interacción durante la sesión. Según el número de usuarios que asistan y del software que utilices, puedes ir leyendo la ventana del chat e incorporar en tu speach las respuestas a los comentarios. En el caso de que el número de publicaciones en el chat no te permita ir leyendo a la vez que hablas, emplaza a los usuarios a preguntar en los espacios que estimes más conveniente (Ej: al 50% de la sesión y al finalizar).
• Apóyate en una presentación para mantener el foco. Es importante que el usuario ponga el foco en algún sitio para mejorar su concentración. Evita utilizar un servicio de videoconferencia donde tu imagen sea desproporcionada. Cualquier servicio para el desarrollo de webinars mantendrá una buena relación entre la pantalla compartida y tu imagen.
• Evita la monotonía durante la presentación. Modula bien tu voz, realiza cambios de tono, rompe la conversación con alguna anécdota, incluso puedes realizar alguna encuesta o pregunta en directo para romper el ritmo de la sesión. Utiliza algún puntero para señalar secciones de tu presentación y así romper con la monotonía.

Consejos profesionales para desarrollar webinars efectivos

1. No utilices una conexión wifi. Para mantener una conexión sin cortes asegúrate de estar conectado a Internet a través de un cable directo a la red local o directamente al router. Nunca te conectes por wifi.
2. La calidad del sonido es clave. Desactiva la sincronización con sistemas como Dropbox o Google Drive, y cierra todas las ventanas que no necesites. Más adelante te recomiendo el mejor equipo para desarrollar webinars.
3. Construye relaciones personales antes y durante la sesión. Antes de iniciar la sesión realiza preguntas sobre temas triviales a través del chat para romper el hielo, pregúntales sobre su lugar de conexión, qué tiempo hace… Dirígete a tu audiencia en segunda persona, como si le estuvieras con un solo participante, y utiliza nombres propios cuando te refieras a algún participante.
4. Mantén el entusiasmo y la energía durante toda la sesión. Las sesiones en directo se desarrollan en un terreno muy hostil para el formador pues es muy fácil que el participante desconecte. Sintoniza con el alumno, modula el tono en cada situación y no te relajes!
5. Evita espacios en silencio sin previo aviso. El asistente puede creer que ha perdido la conexión a Internet. El silencio genera confusión y estresa al participante, por lo que debes informar si vas a dejar de hablar para beber agua y cuando retornas.
6. Practica la presentación completa antes de celebrarla. Debes conocer perfectamente el contenido que vas a desarrollar, no leer el texto de las diapositivas, esperan escuchar a un especialista, no defraudes!
7. Corrige la posición del cuerpo para no relajarte. No puedes ver ni sentir a la audiencia por lo que tendemos a relajarnos y a adoptar una posición más relajada que afectará a nuestra voz. Mantén una posición erguida y gesticula como si estuvieras con los alumnos en una sala.
8. 1 slide cada 2 minutos. No hagas transiciones muy rápidas entre slides, mantén la página el suficiente tiempo para estampar alguna idea en la mente del participante.
9. Diseña slides muy visuales pero que no contengan demasiado texto. Si incorporas demasiado texto los participantes prestarán demasiada atención al contenido y dejarán de escucharte. Utiliza bullets (viñetas) para enumerar ideas, conceptos y describe cada punto con ejemplos prácticos.
10. Agrega notas en las diapositivas y añadelas a tu presentación. Al imprimir las slides incluye las anotaciones por diapositiva para que el participante pueda revisar todo el contenido. Cuando hagas anotaciones piensa que luego las van a leer.
11. Señala las secciones más importantes de las slides. Utiliza el puntero del servicio que hayas contratado o instala esta funcionalidad en el PC/MAC, como por ejemplo Mouseposé.
12. Se fiel a la programación y horario establecido. Los participantes programan la agenda considerando que existe una hora de inicio y una de finalización. Alargar la sesión genera estrés entre la audiencia. Debes empezar a la hora establecida, aunque no todos los participantes se hayan conectado.
13. Modula bien tu voz, es tu única herramienta para mantener la atención. No puedes recurrir al lenguaje corporal, no existe “eye contact”, no conoces las reacciones de los participantes, pero tienes que mantener la atención de todos.
14. Interactúa con la audiencia con las herramientas propias del servicio. Utiliza el chat integrado, lanza encuestas, preguntas, solicita que levanten la mano para hablar…
15. Establece las normas antes de empezar la sesión. Describe la dinámica de la sesión, advierte de que las preguntas deben ser concisas para intentar incorporar las respuestas automáticamente a medida que desarrollas la sesión.
16. El contenido es clave. Reduce el riesgo de no alcanzar las expectativas del usuario haciendo una buena descripción de la sesión. El alumno busca algo un contenido que no ha escuchado antes. Reduce el “working memory load” cambiando el formato del contenido, generando interacción o cambiando el tono.

Servicios para desarrollar un webinar

Aunque existen una multitud de servicios para desarrollar un webinar, te voy a aconsejar mis favoritos:

• GoToWebinar. Sin duda es el mejor servicio que existe, ya no sólo por su calidad y experiencia de usuario, sino también por su grado de personalización, aunque también es el más caro (109€/mes para 100 participantes, 249€/mes para 500 participantes. Algunas de sus funcionalidades clave son:
  • Aceptación de pagos con stripe.
  • Certificados para los participantes.
  • Campos y preguntas personalizadas.
  • Ventana de chat en ventana emergente.
  • Integración con otros servicios por API.
• Seminarios web de Zoom. Para desarrollar webinars con Zoom es necesario contratar el servicio Pro y el complemento Seminario web. Si lo contratas mes a mes el precio para 100 participantes es de 50€ +  impuestos, y para 500 participantes es de 144€ + impuestos. Las diferencias más destacables con GoToWebinar, son:
  • Personalización de los correos electrónicos del sistema.
  • Transmisión de la sesión en vivo a través de Facebook Live, Workplace y YouTube.

Diseño de la página del webinar y promoción

Es interesante que cada webinar disponga de su propia página web donde incluir toda la información referente a la sesión. Esta página debería incluir:

• Título del webinar utilizando palabras clave y un tono que capte la atención.
• Imagen atractiva que llame la atención del usuario.
• Fecha y hora con la franja horaria, si tu mercado es internacional. 
• A quién va dirigida la sesión.
• Número de plazas.
• Descripción del evento dejando claro qué beneficios obtienen asistiendo a la sesión.
• Programa de contenido para gestionar bien las expectativas del usuario. 
• Panelista/s y moderador.
• Social plugins para compartir el evento en redes sociales, whatsapp y por email.
• CTA (call-to-action) con el enlace del formulario de registro.

Es interesante enlazar directamente contra el software que se esté utilizando para desarrollar el webinar para aprovechar todo el sistema de emails y notificaciones del servicio. Cuando un usuario se registra en el webinar, recibe un email de inscripción con recordatorios antes del inicio de sesión. La página de registro al webinar del servicio que contrates también te da la opción de consultar la hora en tu franja horaria, servicio de sumo interés si la acción es de carácter internacional.

También te recomendaría hacer difusión del webinar a través de todos los canales que tengan disponibles, tanto gratuitos como de pago, como son:

• Página web
• Redes sociales
• Newsletter
• Social ads

Acciones post-celebración del webinar

No sólo debemos diseñar la estrategia antes y durante el desarrollo del webinar, sino que también es necesario diseñar las acciones que siguen una vez finalizada la sesión. 

• Registro de los participantes en el CRM. Cualquiera de los servicios para desarrollar webinars te permiten descargar el listado de registrados en un fichero de texto (.csv). Estos usuarios deberían registrarse en el CRM registrando, no sólo la información de contacto que hemos recogido, sino también el interés y/o preferencias del usuario.
• Recopilación de las preguntas más interesantes. Es importante guardar el chat de la sesión y estudiar cada una de las preguntas que se realizaron y respondieron en el webinar.
• Creación de una página sobre el webinar. Esta página podría ser la misma que se utilizó para la presentación del webinar o puede ser una adicional. En esta página debemos incluir el vídeo grabado de la sesión, la presentación, las preguntas y respuestas y el anuncio del siguiente webinar que tenemos programado.
• Envío de un email de seguimiento. Agradece la asistencia al evento y añade la dirección web donde pueden reproducir el vídeo y descargarse la presentación.

Espero que este post sobre cómo crear un webinar efectivo te haya despejado cualquier duda sobre su desarrollo, pero si tienes alguna pregunta que hacer o quieres aportar algo nuevo, te invito a dejar un comentario a continuación. Y si me haces el favor, compártelo entre tus amigos y contactos.