Diferencias entre kanban, sistema kanban y metodología Kanban

Desde que el agilismo empresarial se ha convertido en el objetivo de muchas empresas, la palabra kanban aparece en diferentes contextos y no siempre se utiliza de forma correcta. Hablar de kanban, sistema kanban y el Metodología Kanban, no es lo mismo, así que he pensado que te puede interesar este post donde se definen y diferencian. 

kanban

“kan-ban” es una palabra japonesa que literalmente significa “tarjeta-visual”. En el entorno de la fabricación son tarjetas que se utilizan para identificar un trabajo que hay que realizar para seguir produciendo más.

Pero estas tarjetas visuales utilizadas en el desarrollo ágil de proyectos no describen un sistema kanban.

Sistema kanban

Un sistema kanban es un sistema de trabajo que limita el trabajo en proceso (WIP) para prevenir que los trabajadores se sobrecarguen. 

Un ejemplo que ilustra perfectamente el concepto de limitar el trabajo en proceso lo encuentras en el libro KANBAN de David J. Anderson y Donald G Reinertsen. David habla de su experiencia visitando los East Gardens en el Palacio Imperial en el centro de Tokio. Al entrar le entregaron una tarjeta de plástico que tuvo que devolver al salir del parque. No se trataba de aplicar un sistema de seguridad para garantizar que podían cerrar el parque sin dejar a nadie dentro, sino de controlar la capacidad del parque para no sobrecargarlo. Aunque el sistema está relacionado con los procesos de fabricación, este ejemplo deja claro que los principios del sistema kanban se pueden aplicar a cualquier ámbito.

En este sistema kanban se ponen en circulación tantas tarjetas (unidades de trabajo) como número máximo de visitantes (capacidad máxima del sistema), y una vez entregadas todas las tarjetas (unidades de trabajo), no puedes permitir la entrada a nadie más hasta que alguien devuelva la tarjeta (finalización de la unidad de trabajo). Este mecanismo se denomina sistema “pull”, porque sólo se inicia una nueva unidad de trabajo cuando se acaba otra. En lugar de introducir en el sistema nuevo trabajo sin conocer si el trabajo en proceso está acabado, espera a que el sistema libere parte de su capacidad para introducir nuevas tareas. 

Si en los East Gardens utilizan tarjetas de plástico, en una empresa utilizamos tarjetas visuales que representan las unidades de trabajo que pueden ponerse en circulación según la capacidad de trabajo de un equipo determinado. Estas tarjetas pueden ser notas post-it en un tablero o tarjetas virtuales en aplicaciones como Trello. Pero hay que dejar claro que la utilización de estas tarjetas no define por completo un sistema kanban, sino más bien un sistema de control visual para reconocer fácilmente el trabajo que se encuentra en progreso. De esta forma se puede organizar mejor el trabajo, asignar tareas, mover unidades de trabajo por los diferentes estados (por hacer, en desarrollo y realizado, por ejemplo) sin la necesidad de que lo haga un jefe.

Si no establecemos un límite al trabajo en proceso y no hay un sistema para señalar el trabajo que se procesa, no es un sistema kanban. 

Siguiendo un sistema kanban, solo los trabajadores que se encuentran en el cuello de botella permanecen completamente ocupados, el resto experimentan tiempos de holgura o tiempos muertos. Por lo que este sistema no parece ser el más adecuado en el contexto actual.

Métodología Kanban

En el sector industrial las actividades para fabricar un producto suelen ser muy repetitivas y bastante rígidas, pero en la industria del conocimiento o incluso en las actividades de gestión de empresas más industriales, se necesitan nuevos sistemas que permitan una mayor capacidad de adaptación. Un sistema kanban no parece entonces el sistema más adecuado para el desarrollo de negocio en mercados que evolucionan a ritmo exponencial.

El reto es crear un sistema que permita reducir la resistencia al cambio, mantenga un ritmo constante y pueda gestionar de forma adecuada los cuellos de botella. Un sistema que mejore la productividad, la previsibilidad y la satisfacción de  los clientes, además de reducir los tiempos de entrega.

La metodología Kanban utiliza un sistema de trabajo kanban, la visualización de los procesos, la definición de los tipos de trabajo, las clases de servicio, un sistema muy específico de informes de gestión y un proceso de análisis retrospectivo de las operaciones. Su adopción empezó a expandirse tras la conferencia Agile que se celebró en Washington en 2007. 

Principales funciones de la metodología Kanban

• Visualizar el flujo de trabajo. Haciendo que el proceso sea visual facilitamos la detección de cuellos de botella, el impacto que puede tener un defecto en el proceso, el índice de variabilidad de un proyecto y las consecuencias económicas en coste y rendimiento.
• Limitar el trabajo en proceso (WIP). El simple hecho de limitar el trabajo en proceso mejora la calidad y el rendimiento de cualquier proyecto. Mejora el flujo de trabajo, reduce el intervalo de tiempo desde que se inicia el trabajo hasta que se entrega y mejora la previsión de la fecha de entrega. 
• Medir y gestionar el flujo de trabajo. Los tableros visuales muestran las unidades de trabajo en cada una de las etapas del proceso para gestionar deficiencias y cuellos de botella. En consecuencia se establece una cadencia de liberación constante que ayuda a construir confianza entre departamentos y con el cliente.
• Establecer políticas explícitas para la gestión de procesos. El Método Kanban define un marco de trabajo para que las empresas puedan desarrollar sus propias soluciones para gestionar procesos, pero hay que definir cómo se debe implementar en la organización.

El Método Kanban no es una metodología para gestionar el ciclo de vida en el desarrollo de software y tampoco un enfoque para la gestión de proyectos. Para implementar el Método Kanban se necesita que ya exista algún proceso para cambiarlo gradualmente y mejorarlo, pero no existen plantillas para gestionar procesos y tampoco existen unas reglas que haya que cumplir de forma rigurosa. 

Para optimizar los procesos utilizando el Método Kanban se recomienda poner el foco en la calidad, reducir el trabajo en proceso (WIP), hacer entregas rápidas, equilibrar la entrada y salida de las unidades de trabajo, priorizar y gestionar la variabilidad para mejorar las previsiones en las fechas de entrega.