Implantar el teletrabajo poco tiene que ver con Zoom y Hangout

La diferencia entre digitalizar la empresa y la transformación digital es más que evidente. La digitalización está relacionada con la incorporación de tecnología a la empresa, mientras que la transformación digital compromete a la empresa a implantar la cultura digital, cambiar la estructura organizativa e incorporar nuevas metodologías para mejorar el time-to-market. A la velocidad que se mueve el mercado debemos ser capaces de adaptarnos a los cambios con mucha más rapidez, y aunque la tecnología ayuda, la transformación digital supone un cambio importante en la cultura de empresa.

A estas alturas muchas empresas ya son conscientes de que la tecnología es un facilitador, y que no debe anteponerse a la gestión de las personas y al cambio que tienen que sufrir las empresas para aprovechar con inteligencia los beneficios de la aplicación de la tecnología. 

¿Pero qué ha pasado con la implantación del teletrabajo en la crisis del COVID-19?

Como viene siendo habitual, confundimos la velocidad con el tocino. Implantar el teletrabajo en la empresa poco o nada tiene que ver con la utilización de Zoom, Skype o Hangout. 

El teletrabajo es una nueva estructura organizativa que impone una cultura de empresa muy diferente. Para poder implantar el trabajo remoto con éxito es necesario seguir paso a paso la metodología de teletrabajo en 6 bloques.

Todo comienza con la visión y liderazgo de los puestos de gestión. Es clave que sean los que deciden los que lideren el cambio, conociendo las posibilidades del teletrabajo y estando convencidos de las oportunidades que supone. Si no es así, el teletrabajo desaparecerá una vez recuperemos la normalidad tras la crisis del coronavirus.

Una vez estamos convencidos de sus beneficios, es importante definir una estrategia para su implantación. Siempre es recomendable diseñar una hoja de ruta, definir unos objetivos, considerar en qué departamentos o puestos tiene más sentido, decidir sobre personas y procesos, evaluar la interacción necesaria entre empleados y la intensidad del teletrabajo . El despliegue en la organización es uno de los pilares básicos si quieres tener éxito en el desarrollo del proyecto.

Sin duda, la cultura digital es importante. Conociendo los procesos y tareas que se deben desempeñar, es necesario conocer las posibilidades que la tecnología nos brinda. Es necesario estudiar y entender cómo podemos interactuar, pensar y comunicarnos con la ayuda de la tecnología. Siempre teniendo presente que ya no nos encontramos en el mismo lugar físico. Y sobre todo hay que tener en cuenta el cambio en los hábitos de trabajo, facilitando al teletrabajador la conciliación entre el trabajo y la familia. Ahora vive y trabaja en el mismo lugar.

Pero estamos equivocados si pensamos que la fórmula del éxito depende exclusivamente de la tecnología. Las metodologías nos van a permitir trabajar mucho mejor, ser más eficientes, ganar velocidad en la gestión del cambio, mejorar el ritmo de adaptación de los equipos al mercado. Metodologías ágiles como “Kanban” o “Scrum” nos permiten ser mucho mejores como equipo. 

El cuarto bloque es donde incorporamos la tecnología. Es necesario seleccionar las mejores herramientas para comunicarnos, para trabajar de forma colaborativa y para gestionar proyectos en remoto. Herramientas como Skype, hangouts o Whatsapp dejan paso a sistemas más sofisticados como Cliq, Slack, Zoho Meeting, Zoom, Trello, Sprints, Salesforce, Zoho CRM, Google Drive, Dropbox, Wetransfer, G Suite, Google Drive… 

Y por último, ¿cómo medimos el rendimiento de los empleados que trabajan de forma remota? Está claro que no puede basarse en el cumplimiento de un horario de trabajo y/o de la finalización de tareas concretas, la clave está en implantar nuevos modelos de evaluación basados en objetivos, como es el caso de OKR (objective key result).

Algunas de las claves para ejecutar esta metodología con éxito es mantener el liderazgo, definir una buena estrategia de implementación, gestionar el proyecto basándonos  en un sistema evaluación contínua (gestión lean), diseñar una hoja de ruta para su implantación gradual y hacer un seguimiento durante todo el proceso de adopción.