Qué es un KPI y su relación con los OKRs

Un KPI (Key Performance Indicator) o Indicador Clave de Rendimiento en español es una variable o unidad de medida que indica el estado de una acción o proceso importante para la empresa. Es la forma que tenemos de cuantificar un desafío empresarial. 

Qué son los KPIs

Los KPIs definen las unidades de medida que la organización necesita para comparar y monitorizar elementos clave del negocio. Es un valor que demuestra el progreso con que se está logrando un objetivo determinado. Son la expresión cuantitativa que permite evaluar el comportamiento o desempeño de una empresa o unidad organizativa al ser comparada por algún nivel de referencia. 

Las métricas financieras son cruciales para cualquier tipo de organización, pero sólo nos cuentan los resultados que se han obtenido. Los KPIs son indicadores que nos ayudan a medir lo que ha pasado pero también nos ayudan a ver lo que viene. Un buen cuadro de mandos debería combinar indicadores que nos permitan mirar hacia atrás y también hacia adelante. 

Tipos de KPI

• Financieros. Ingresos, rotación de inventario, gastos, retorno de inversión…
• Mercado. Reconocimiento de marca, reputación, fidelidad, número de reclamaciones, índice de devoluciones… 
• Procesos. Tiempo de lanzamiento de un producto, benchmarking, productividad, calidad del producto o servicio, número de patentes, tiempos de entrega, entrega de proveedores…
• Aprendizaje o crecimiento. Capacitación del personal, clima organizacional, satisfacción laboral, seguridad en el trabajo…

Proceso para la definición de KPIs

Paso 1. Definir la estrategia.

El primer paso es identificar los objetivos estratégicos y acordar qué es lo que se quiere conseguir. Para eso será necesario comprometer a los stakeholders o principales interesados y definirlos de forma clara y específica. Se recomiendan entre 3 y 7 objetivos, tener menos puede ser signo de falta de definición, y si tienes más puedes perder algo el foco y confundir al equipo. 

Paso 2. Diseñar un borrador del árbol de KPIs.

Una vez definida la estrategia se definen un conjunto de métricas ideales representadas visualmente en forma de árbol para mostrar los vínculos entre los objetivos estratégicos y lo que se propone medir en la actividad diaria del negocio. Utilizar este tipo de estructura facilita el trabajo en equipo y ayuda a visualizar la relación entre los indicadores.

Este tipo de árbol de KPIs se construye en dos tiempos. En el primer tiempo se definen todos los indicadores que tienen relación con las principales líneas estratégicas. Esto nos puede llevar a listados muy extensos que en algunas ocasiones puede llegar a superar los 100 indicadores. En el segundo tiempo reducimos el listado calificando cada indicador según la importancia y la disponibilidad. Una de las unidades nos puede parecer muy importante, sin embargo puede que sea muy complicado acceder a esa información. 

→ Puntúa del 1 al 10 cada criterio (importancia y disponibilidad) por indicador y divídelo entre 2 para conocer la valoración. Estos nos ayudará a reducir el número de indicadores 

Paso 3. Definición de los KPIs

Para la definición de los indicadores de rendimiento clave completa los campos que se muestran a continuación:

• Nombre: Utiliza un nombre que no genere dudas, que no se pueda interpretar de otra forma que no sea para lo que se quiere emplear. WYSIWYG (What You See Is What You Get)
• Descripción: Describe el KPI, en qué consiste, para qué se utiliza, cómo se calcula.
• Unidad de medida: %, #, €
• Fuente de datos: Dónde puedes obtener los datos.
• Coste de producción: Cuánto nos cuesta averiguar o calcular este KPI.
• Departamento: Departamento o equipo responsable de gestionarlo.

Relación entre KPIs y OKRs

OKR es una forma de estructurar objetivos y a la vez un marco de trabajo que incluye un conjunto de reglas y buenas prácticas para gestionar mejor el sistema de objetivos en tu organización. Es una herramienta que incorpora estrategia y ejecución.

O: Objetivos (qué quiero alcanzar)
La “O” expresa los objetivos y las intenciones. Son inspiradores, simples, directos y no deben ser cuantificables.

Ejemplo: Ser un referente en sostenibilidad

KR: Resultados Clave (cómo puedo hacerlo)

Los “KR” (Key Results o Resultados Clave en español) describen cómo alcanzar el “O” (objetivo). Describen los logros parciales para alcanzar los objetivos y se apoyan en los KPIs. Deben ser medibles y realistas, pero deben plantear retos para poner a prueba la capacidad del equipo. Cada objetivo incorpora entre 3 y 5 Resultados Clave.

Ejemplo: Conseguir reducir las emisiones de CO2 en un 25%. Las emisiones de CO2 es un KPI importante para conseguir el objetivo de ser un referente en sostenibilidad.

Los OKRs se suelen implementar cuando un KPI está comprometido.

Conclusión

Si haces una búsqueda por Internet encontrarás una larga lista de KPIs que te pueden servir de referencia, pero no siempre van a ser útiles para la organización. Una mala definición de KPIs es casi peor que dirigir una empresa basándose en la intuición. La clave para definir un buen cuadro de KPIs es tener una estrategia de negocio clara, de lo contrario podríamos estar midiendo algo irrelevante que no ayudaría a mejorar los resultados de la empresa. 

Tener claro lo que queremos conseguir es la única manera de lograr tus objetivos

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