Qué es WIP (Work In Progress) y sus beneficios

La abreviatura WIP o Work In Progress es un término relacionado con la metodología Kanban que define el trabajo en proceso, es decir, las tareas en la que un equipo está trabajando en este momento.

Y aunque todos relacionamos este concepto con la metodología Kanban, lo cierto es que podemos aplicarlo a cualquier tipo de organización, tanto si utiliza esta metodología como cualquier otra. En la comunidad Kanban se utiliza el término “trabajo en progreso” aunque personalmente me gusta más utilizar el término “trabajo en proceso” que es algo más neutro. El hecho de que estemos trabajando en tareas no quiere decir que haya progreso. El equipo podría estar totalmente colapsado en el proceso  de desarrollo (WIP) y no por ello estar avanzando. Y contrario a lo que piensan muchos, no se resuelve haciendo más horas o incorporando a más personal en el equipo.

Limitando el trabajo en proceso, limitamos el trabajo inactivo,  disminuimos los ciclos de desarrollo y mejoramos la predictibilidad en la finalización de los  proyectos.

¿Cómo podemos limitar el trabajo en proceso (WIP)?

En primer lugar debemos implantar un sistema pull donde cada usuario coge las tareas que puede acometer conociendo su carga y capacidad de trabajo. Tiene poco sentido seguir trabajando con sistemas push, donde el jefe no deja de lanzar nuevos proyectos e iniciativas al equipo sin ni siquiera hacer una estimación de las horas que son necesarias para cumplir con los plazos. Los proyectos o iniciativas se deben valorar en equipo, estableciendo prioridades y estimaciones en tiempo y esfuerzo. Es ‘el equipo’ y ‘en equipo’ quienes definen el próximo ciclo de desarrollo (WIP). 

Y ahora te preguntarás, ¿qué diferencia hay entre incorporar todas las tareas al trabajo en proceso o sólo incorporar algunas mientras las otras quedan fuera esperando? El hecho de tener que trabajar en demasiadas cosas a la vez (multitasking) hace que desperdiciemos demasiado tiempo cambiando de tarea. 

No podemos trabajar de forma simultánea en dos cosas diferentes, lo que hacemos es cambiar de una tarea a otra. Dejamos de terminar una para meternos en otra, y más tarde volvemos de nuevo a la anterior. Según el estudio de Gerald Weinberg en Quality Software Management, la preparación de una tarea supone el 10% de su tiempo de desarrollo, por lo que en el supuesto de desarrollar cinco proyectos en simultáneo, el 75% del tiempo se desperdicia.

Por supuesto habrá que priorizar. Por ejemplo: Si tenemos que desarrollar tres proyectos para tres clientes diferentes y sólo tenemos capacidad para uno de ellos, ¿por cuál empezamos? Si elegimos uno, podremos completar el proyecto muy rápido y ese cliente quedará muy satisfecho, ¿pero qué hacemos con los demás? No es difícil llegar a la conclusión de que más vale definir plazos más largos pero exactos que quedar mal con todos. Es un ejemplo muy simple, pero espero que hayas entendido lo que quiero decir.

Para encontrar el límite correcto del trabajo en proceso (WIP) tendremos que experimentar y buscar el equilibrio. 

Beneficios de establecer límites WIP

• Reducción de la multitarea. Eliminando la intensidad del trabajo en múltiples tareas a la vez reducimos el tiempo perdido en pasar de una tarea a otra continuamente. 
• Aceleración de los ciclos de desarrollo. Al trabajar en menos tareas, ponemos el foco y la máxima atención hasta finalizar el trabajo. Por lo tanto, trabajamos de forma más eficiente y entregamos más rápido.
• Establecimiento de plazos más exactos. Cuando trabajamos en tantas cosas a la vez es difícil hacer proyecciones y provocamos continuos retrasos.
• Reducción de los costes de demora. Cuanto más rápido hagamos la entrega, antes generamos ingresos. Sin duda existe un componente económico importante en cualquier tipo de retraso.
• Disminución del riesgo de entrega. Al hacer entregas en ciclos de desarrollo más cortos se pueden gestionar y predecir mejor.
• Aumento de la motivación del equipo. Finalizar proyectos y hacer entregas rápidas son un aliciente que multiplica exponencialmente la motivación de cualquier equipo. 
• Reducción del estrés. La sobrecarga de trabajo y la sensación de que nunca acabamos los proyectos en plazo son motivos suficientes para generar un nivel alto de estrés que en muchas ocasiones tratamos de resolver asignando más horas.

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