Scrum para la transformación digital de tu empresa

Una de las mayores carencias que existe en los equipos de trabajo es la gestión de proyectos. Si provienes del mundo “techie” habrás trabajado con un gran número de metodologías de desarrollo y seguramente ya consideras obsoletas aplicaciones como Microsoft Project o Basecamp. Pero si cruzamos la frontera y nos adentramos en cualquier empresa no tecnológica, nos encontramos con entornos de trabajo que nunca han utilizado un método o software para gestionar proyectos.

Por suerte o por desgracia provengo del sector IT, por lo que siempre he estado en contacto con herramientas que nos permiten organizarnos mejor en equipo. En el desarrollo de software ya se empezaron a implementar metodologías ágiles a mediados de los 90 como respuesta a los métodos muy estructurados y lentos que se venían utilizando hasta entonces. Metodologías como Scrum o eXtreme Programming son incluso previas a la década de los 90. 

Pero esto de las metodologías ágiles de desarrollo ya no es un tema exclusivo de las empresas de software. Si queremos transformar digitalmente la empresa para adaptarnos a las altísimas exigencias que demanda el mercado, necesitamos métodos y entornos de trabajo más ágiles que nos permitan adaptarnos rápidamente, ser más flexibles y reaccionar con mayor rapidez a cualquier cambio.

No hay forma de innovar si la ejecución de cualquier idea nos lleva meses llevarla a cabo.

Es por eso que ya he cruzado la frontera y me he propuesto implementar metodologías ágiles en grupos de trabajo “no-tecnológicos”. En la decisión de utilizar Kanban o Scrum, acabé decidiéndome por el primero para procesos de innovación y por el segundo en la gestión de proyectos. 

Hablemos sobre Scrum, ya que en previos posts ya hablé sobre la metodología Kanban.

En Scrum es necesario que exista la figura el Scrum Master, que viene a ser como la figura de jefe de proyecto. Este puesto es necesario para que el resto del equipo pueda desempeñar sus funciones y tareas. En transformación digital es quien dispone de la visión holística del proceso. 

La clave está en micro tarear cualquier proyecto, establecer un tiempo de desarrollo, asignar la tarea a los miembros del equipo, definir una prioridad y asignar puntos de dificultad por tarea. No tenemos por qué utilizar todos estos parámetros, pero sí que son recomendables. 

Todas estas tareas se registran en un backlog que luego se agrupan en Sprints. Un Sprint tienen una duración máxima de cuatro semanas, aunque habitualmente las limitamos a una semana. En equipo puedes ejecutar uno o varios Sprints de forma simultánea, aunque los más puristas hablan de trabajar uno tras otro. 

En un entorno “no-tecnológico” recomiendo crear Sprints (conjuntos de tareas) de dos semanas como máximo. El proceso se inicia con la asignación de tareas, prioridades y tiempo, y se revisan al acabar el tiempo asignado para los sprints. Inicialmente no recomiendo superar más de un 25% del tiempo total por miembro del equipo. De esta forma garantizamos un alto nivel de motivación por cumplir con las tareas asignadas, que a su vez generan puntos según el grado de importancia. 

El objetivo de implantar esta metodología en un proceso de transformación digital de la empresa es lograr que los equipos de trabajo asignen un mínimo del 25% del tiempo a tareas 100% productivas que nos conduzcan al objetivo deseado.

Y qué software necesitamos para implantar un método como Scrum? Los principales son monday.com, JIRA, Paymo, Teamwork Projects, Kantask, Nifty, clubhouse, y como no, Zoho Sprints. Ya sabéis que soy fan de Zoho desde hace ya muchos años!